’Social safety betekent niet dat er geen fouten gemaakt mogen worden - het gaat erom dat je ervan leert’

Sociaalen organisatiepsycholoog Naomi Ellemers helpt onze universiteit op weg naar een sociaal veilige werkplek.

Het lijkt een no brainer: iedereen wil natuurlijk dat onze universiteit een veilige en fijne plek is om te studeren en werken. Om dat voor elkaar te krijgen, is iedereen aan zet, zeggen rector magnificus Silvia Lenaerts, ambassadeur integriteit Ingrid Heynderickx en sociaalen organisatiepsycholoog Naomi Ellemers. Met een lezing en workshops bracht Ellemers afgelopen donderdag social safety-inspiratie voor TU/e-medewerkers.

Aan de tafel in de kamer van rector magnificus Silvia Lenaerts zitten Naomi Ellemers, Ingrid Heynderickx en Lenaerts zelf. Tussen het drukke programma door, hebben ze tijd gemaakt voor een gesprek over sociale veiligheid.

Hoogleraar Naomi Ellemers is een internationale autoriteit op het gebied van sociale veiligheid, diversiteit en inclusie. De sociaalen organisatiepsycholoog leidde onder meer de KNAW-commissie ’Voedingsbodem en preventie van ongewenst gedrag in de wetenschap’. Ze is ook een van de oprichters van Athena’s Angels , dat opkomt voor gelijke rechten van vrouwen in de academische wereld.

Het is niet voor niets dat zij met haar team van de Universiteit Utrecht is uitgenodigd om iedereen in onze TU/e-gemeenschap te informeren en inspireren over social safety.

Serieus over sociale veiligheid

Voor rector Lenaerts is het klip en klaar: "Sociale veiligheid is geen nice to have, daar zijn we binnen het College van Bestuur heel serieus over. Het hoort bij de basiscultuur die nodig is om onze mensen te kunnen laten groeien. Het is onze taak om te zorgen dat zij dat kunnen doen in een veilige en prettige werkomgeving."

Social safety is iets waar we continu mee bezig moeten zijn.

Rector magnificus Silvia Lenaerts

"Het houdt niet op met het ophangen van posters of het inrichten van hulplijnen voor social safety: we moeten hier continu mee bezig zijn. En dat geldt voor iedereen die op de TU/e werkt of studeert, in alles wat we doen."

Het begint volgens Lenaerts met eerlijk praten én luisteren naar elkaar. Heynderickx, TU/e’s ambassadeur voor integriteit, bevestigt dat de dialoog voeren enorm belangrijk is. "Ik hoop dat de workshops die Ellemers en haar team en Human Resources Management die middag geven TU/e’ers helpen om die skills te ontwikkelen."

Gevoel van hoop

Ellemers: "Sociale veiligheid is een enorm groot onderwerp. Soms worden mensen daar wel eens wanhopig van. Want waar moet je beginnen met het veranderen van een organisatie? Ik wil iedereen het gevoel van hoop geven, dat ze met kleine dingen zelf het verschil kunnen maken. Ook jij kunt meehelpen aan die verandering."

De dialoog voeren met elkaar is enorm belangrijk.

Ambassadeur integriteit Ingrid Heynderickx

Heynderickx vult aan: "Niet alles hoeft meteen goed te gaan, we zijn een lerende organisatie. We mogen fouten maken, als we er maar over praten en er iets van leren, onszelf verbeteren. De dialoog voeren met elkaar is daarvoor enorm belangrijk."

"Wat ik sterk vond in de lezing van Naomi, was de ’nu eenmaal’-opmerking die vaak wordt gemaakt: ’Het is nu eenmaal zo hier, dat kan ik niet veranderen’. Als je daarin blijft hangen, hoef je niks te doen, want zo ’gaan dingen nu eenmaal’ is een prettige smoes om je achter te verschuilen. Maar je kunt wél wat doen, door alleen al het gesprek aan te gaan, of tijd te maken om te luisteren als iemand dit met jou wil bespreken."

Praat vóór je een project start over acceptabel gedrag, niet pas als er problemen zijn.

Sociaalen organisatiepsycholoog Naomi Ellemers

Ellemers: "Stel vragen aan je collega’s in plaats van aannames te doen. Stel samen voordat je aan een project begint een gedragscode vast. Doe dat niet pas als er problemen op je pad komen, maar praat er op voorhand over. Wat is acceptabel gedrag voor jou, en hoe voelt dat voor mij? Het lijken kleine dingen, maar al die kleine dingen samen kunnen wel het verschil maken op weg naar een veilige werkplek."

Waardenonderzoek

De TU/e is onlangs een onderzoek gestart naar onze waarden. Die zijn in verschillende sessies TU/e-breed opgehaald. De vier clusters van waarden zijn onlangs getoetst bij de hele gemeenschap. Daarbij ging het om respectvol, inclusief, collegiaal, empathisch en caring; verantwoordelijk en betrokken; ambitieus, professioneel en nieuwsgierig; en geloofwaardig, open en transparant. Binnenkort worden de definitieve waarden die onze universiteit het beste omschrijven bekendgemaakt, zegt Lenaerts.

Ze benadrukt dat de waarden een set vormen die je samen gebruikt. "Daarbij kun je niet aan cherry picking doen. We vinden bijvoorbeeld academische vrijheid heel belangrijk, maar we moeten ook verantwoordelijkheid nemen voor anderen, voor onze collega’s. Het een kan niet zonder het ander."

Leiderschap

Leidinggevenden spelen een cruciale rol als het gaat om het creëren van een sociaal veilige werkomgeving. Daar valt nog wat te winnen in de academische wereld, zegt Ellemers. "Het zou goed zijn als we onze leiders selecteren op hun leiderschapskwaliteiten en hoe zij met mensen omgaan, niet alleen omdat ze excellente onderzoekers zijn."

Je moet een rol als leider ambiëren omdat je juist anderen wilt laten groeien. Leiders zijn er om voor de andere mensen te zorgen.

Rector Silvia Lenaerts

Lenaerts: "Er zijn mensen die een leiderschapsrol op zich willen nemen voor zichzelf. Maar je moet zo’n rol ambiëren omdat je juist anderen wilt laten groeien. Leiders zijn er om voor de andere mensen te zorgen."

"Als je in een bepaalde positie komt, word je verondersteld alles maar te kunnen vanaf dag één. Maar dat is niet realistisch", zegt Lenaerts. "Het is aan ons als organisatie om te zorgen voor goede training en coaching voor mensen die leiding willen geven."

Biographical sketch

"Daarnaast zijn we onlangs begonnen met de zogeheten biographical sketch voor loopbanen van wetenschappers. Leiderschap is daar een belangrijk onderdeel van. Iedereen is nog zoekende hierin en er is veel diversiteit tussen faculteiten, maar we zijn ermee aan de slag en het wordt gedragen. Daar ben ik blij mee."

Eenzame leiders

"Wat me opvalt, is dat veel leidinggevenden zich heel eenzaam voelen. Machtsverschillen maken het ook lastig om dit goed te doen. Dat geldt niet alleen voor degenen die afhankelijk zijn van een ander. Het hebben van een machtspositie maakt ook kwetsbaar", vult Ellemers aan. "Iedereen kijkt wat de leidinggevende doet. Maar die machtspositie geeft ook een hoge drempel om je te benaderen. Je kunt er dus niet vanuit gaan dat je het wel te horen krijgt als ze vinden dat je iets verkeerd aanpakt. Tegelijkertijd vraagt zo’n rol wel om enorme sensitiviteit en discretie als iemand je benadert met een probleem. Je kunt niet zomaar raad vragen aan een collega, want daarmee kun je een andere collega schaden"

"Gelukkig zijn ernstige problemen met gedrag zeldzaam. Maar dat betekent ook dat leidinggevenden weinig ervaring opdoen met het bijsturen van probleemgedrag. Ze weten ook niet altijd wat ze in zo’n geval kunnen en mogen doen."

Oefenen en mentorprogramma

"Het zou goed zijn iedereen met een leidinggevende positie periodiek te laten oefenen met voorbeelden uit het verleden. Liefst in een groepje - want bij zo’n ’brandoefening’ kun je wel met elkaar overleggen: zijn we het eens over wat je hier zou moeten doen, en hoe kunnen we dit een volgende keer beter aanpakken? Dan ben je voorbereid, voel je je gesteund, en overvalt het je minder als er zoiets gebeurt."

Heynderickx denkt dat een mentorprogramma goed zou zijn. "Daarbij helpen ervaren leiders startende leidinggevenden om het juiste verantwoordelijkheidsgevoel te ontwikkelen. En bieden ze zichzelf aan als sparringpartner."

Rapport Arbeidsinspectie

Half mei publiceerde de Arbeidsinspectie een rapport over ongewenst gedrag, werkdruk en arbeidstijden aan alle veertien Nederlandse universiteiten. Daaruit blijkt dat de werkdruk onder wetenschappelijk personeel hoog is. En dat meer dan de helft van de wetenschappers te maken heeft met ongewenst gedrag.

Een cultuurverandering is nodig, en de TU/e werkt hierin samen met andere universiteiten. Met het landelijke programma Erkennen & Waarderen, waarin leiderschap en samenwerking belangrijke punten zijn, zijn de eerste stappen gezet.

Het is tijd om dingen aan te pakken in plaats van erover te praten.

Rector Silvia Lenaerts

"Het bewustzijn wordt groter, dat is goed", stelt Lenaerts. "Er ligt nog genoeg werk. Het is nu wel tijd om dingen aan te pakken, in plaats van er vooral over te praten. Daarom zijn we onlangs al begonnen met een pilot voor de Integrity and Social Safety Desk. Bij dit online loket kan iedereen binnen de TU/e terecht met vragen rond integriteit en sociale veiligheid. Het is nog niet perfect, maar daar kunnen we van leren." Bij de opening van het academisch jaar in september wordt het loket officieel gelanceerd.

Hulplijnen

Heynderickx benadrukt dat er al heel veel gebeurt op het gebied van social safety aan onze universiteit. "Heel veel mensen doen de goede dingen, er zijn veel hulplijnen voor medewerkers en studenten. Door dit samen te brengen in één loket, hoop ik dat ze zichtbaarder worden. En dat mensen de hulplijnen beter weten te vinden."

Ellemers zegt dat het goed is om te versterken wat je al doet. "Je hoeft niet iets anders te verzinnen. Kijk naar hoe je alles dat je al doet nóg effectiever kunt maken."

Iedereen is aan zet

In haar lezing benadrukt Ellemers dat de verantwoordelijkheid voor social safety en een cultuurverandering bij iedereen ligt. En niet enkel bij het groepje mensen dat actief met het onderwerp aan de slag gaat, terwijl de rest gewoon doorgaat met wat ze altijd deden.

"Iedereen moet iets veranderen, moet ermee bezig zijn", zegt Ellemers. "Je kunt wel zeggen: het onderwerp is groot, het duurt lang voor we een cultuurverandering hebben doorgevoerd. Het beste uit elkaar halen, kost gewoon tijd. Laat je daardoor niet ontmoedigen, want alle kleine beetjes helpen. Jij kunt in je eigen groep of omgeving zelf het verschil maken."

Stel elkaar ongemakkelijke vragen, dan kom je samen op de goede weg.

Sociaalen organisatiepsycholoog Naomi Ellemers

Ellemers heeft een tip voor iedereen die actief aan de slag wil met social safety: "In het adviesrapport van de KNAW staan allerlei vragen (zie het tabblad ’getting started’) over de cultuur op je werkplek waarmee je zelf aan de slag kunt. Daar zitten ongemakkelijke vragen tussen die je elkaar kunt stellen, om elkaar te empoweren. Dan kom je samen op de goede weg."

Samen op weg

Lenaerts besluit: "Het gaat erom dat we samen aan de slag gaan om onze universiteit een fijne en veilige plek te maken om te studeren en werken."

Ellemers beaamt: "Een sociaal veilige studeerof werkomgeving is geen plek waar niemand nog fouten maakt, of soms onhandige dingen zegt of doet. Het is een plek waar je het daar goed wél over kunt hebben met elkaar en er de wil is om te leren van de fouten."

Uit onze strategie: over sociale veiligheid

Mensen zijn het hart en de ziel van onze universiteit, en we willen hen een veilige plek om te werken en studeren bieden. Een omgeving waarin iedereen zich fysiek, mentaal en emotioneel veilig voelt. Collegialiteit en respect voor elkaar, ongeacht positie, ervaring of achtergrond, vinden we van groot belang.

Sociale veiligheid is een zaak van ons allemaal. Alle studenten, medewerkers en gasten van de TU/e zijn samen verantwoordelijk voor een veilige en positieve studieen werkomgeving. Als je te maken hebt met een onveilige situatie of ongewenst gedrag kun je bij verschillende personen en instanties terecht. Deze wegwijzer voor medewerkers helpt je je weg te vinden. Ook voor studenten is er een wegwijzer sociale veiligheid. Daarnaast kunnen studenten altijd terecht bij 24 studenten die optreden als confidential contact persons .

Sociale veiligheid valt binnen onze Strategie 2030 onder het thema Resilience.